Légal
Accord de sous-traitance des données
Le cadre de traitement des dossiers gérés par les auto-écoles avec GestionAutoecole.be.
Version 2026-08-30-provisoire · dernière mise à jour : 30 août 2026.
Statut de cette version
Cette version prépare le contrat entre l’auto-école cliente et Octomind, éditrice de GestionAutoecole.be. Les coordonnées légales d’Octomind (dénomination complète, forme, siège, BCE et TVA) seront ajoutées avant l’ouverture commerciale.
L’acceptation est enregistrée dès maintenant afin de garder une preuve de lecture. Une nouvelle acceptation sera demandée automatiquement lorsque la version finale, avec les informations légales complètes, sera publiée.
Rôles et objet
L’auto-école est responsable du traitement des données de ses élèves, prospects, parents, moniteurs et contacts. Octomind agit comme sous-traitant uniquement pour fournir, héberger, sécuriser et maintenir GestionAutoecole.be selon les instructions documentées de l’auto-école.
Le traitement dure pendant l’abonnement et pendant la période de réversibilité. L’auto-école reste responsable de la licéité de sa collecte, de l’information des personnes, des accès attribués et des obligations propres à son activité.
Données et opérations concernées
Le service peut traiter des données d’identité et de contact, planning, progression, factures, paiements, documents nécessaires à la formation, communications internes et données de compte. Les opérations sont le stockage, l’affichage aux personnes autorisées, l’export et la suppression sur instruction ou à la fin de la relation.
Les catégories particulières de données — notamment santé, biométrie, origine, convictions et infractions — ne doivent pas être chargées sans instruction écrite, base légale appropriée et analyse préalable lorsque nécessaire.
Sécurité et confidentialité
Octomind applique des mesures proportionnées : séparation par auto-école et centre, authentification, rôles, journalisation métier, limitation de débit, documents privés, URLs temporaires et contrôle serveur des accès. Les personnes autorisées à intervenir sont soumises à une obligation de confidentialité.
L’auto-école s’engage à limiter les accès à son équipe, retirer les comptes inutiles, protéger ses mots de passe et signaler rapidement tout accès suspect.
Prestataires ultérieurs
Les prestataires techniques utilisés peuvent inclure Vercel, Neon, Cloudflare R2, Resend, Upstash, Sentry et PostHog après consentement. La lecture eID repose sur le lecteur et le logiciel installés localement par l’auto-école ; le Connecteur ne transmet que les champs sélectionnés au navigateur. Le registre daté, les régions et les conditions de traitement seront finalisés avant l’ouverture commerciale.
Un changement matériel de prestataire sera communiqué à l’auto-école avec une possibilité d’objection raisonnable, selon les conditions finales du contrat.
Droits, incidents et fin de service
Octomind aide raisonnablement l’auto-école pour les demandes de droits et l’informe sans délai indu d’un incident affectant ses données, avec les informations disponibles. L’auto-école reste responsable des notifications qui lui incombent envers les personnes concernées ou l’autorité compétente.
Après résiliation, l’espace reste exportable pendant 90 jours, avec rappels et un délai de grâce. La suppression finale est une opération contrôlée de la plateforme ; les sauvegardes suivent leur cycle documenté. Les obligations légales de conservation, notamment comptables, restent applicables.