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Légal

Politique de confidentialité

Cette page décrit le traitement des données pour le site vitrine et pour le logiciel. Elle ne remplace pas l’accord de sous-traitance : l’auto-école reste responsable des dossiers de ses élèves.

Dernière mise à jour : 22 octobre 2026.

Qui nous contacter

Pour exercer un droit ou poser une question : contact@gestionautoecole.be.

L’entité éditrice sera identifiée complètement avant l’ouverture commerciale d’Octomind (dénomination, forme, siège, BCE et TVA). Nous ne démarrons pas de contrat payant avant cette mise à jour.

Deux rôles distincts

Pour le site, les comptes, l’abonnement, la sécurité et l’assistance, Octomind est responsable du traitement. Pour les données saisies par une auto-école sur ses élèves, parents, moniteurs et prospects, l’auto-école est responsable du traitement et Octomind agit uniquement comme sous-traitant, sur ses instructions documentées.

Finalités et données traitées

Consulter le site ne crée pas de compte. Si vous nous écrivez, nous utilisons votre adresse et le contenu de votre message pour répondre. Pour un espace client, nous traitons les données de compte, de rôle et de facturation nécessaires à l’exécution du contrat, au respect de nos obligations légales et à la sécurité du service.

Pour faire fonctionner l’auto-école, le logiciel peut héberger des coordonnées, dossiers élèves et parents, planning, progression, factures, véhicules, documents et messages internes. L’auto-école décide de la finalité, de la base légale et des durées applicables à ces dossiers. Aucun profilage ni décision produisant un effet juridique n’est pris automatiquement par Octomind.

Prestataires techniques

  • Vercel : Hébergement de l’application, audience des pages publiques et mesure de vitesse. Pages servies, visites des pages publiques, clics d’essai et WhatsApp sans identité, et mesures de vitesse.
  • Neon : Authentification (Neon Auth) et base PostgreSQL. Comptes, sessions et données enregistrées par l’auto-école. Région : Europe (Francfort, eu-central-1).
  • Cloudflare R2 : Stockage des fichiers déposés dans l’application. Documents PDF, JPEG et PNG.
  • Resend : E-mails transactionnels. Adresse, objet et contenu des e-mails envoyés.
  • Stripe : Abonnement de la plateforme. Identifiant client d’abonnement du logiciel.
  • Payconiq : Paiement en ligne d’une facture élève. Montant, devise, référence de facture et URL de retour.
  • Twilio : SMS et WhatsApp. Numéro de téléphone et contenu du message.
  • Meta (WhatsApp) : Messages WhatsApp. Numéro de téléphone et contenu du message.
  • Upstash : Limitation de débit et cache. Compteurs de limitation et cache technique.
  • Sentry : Diagnostic d’erreurs techniques. Rapports d’erreur de l’application.
  • PostHog : Mesure d’audience facultative, uniquement après accord. Événements d’usage lorsque la mesure est acceptée.
  • Mollie : Encaissement des factures élèves sur le compte Mollie de l’auto-école. Jetons OAuth chiffrés, identifiant de paiement et montant de la facture. Le paiement en ligne reste coupé tant que l’école ne l’active pas..

Lecture eID sur le PC du comptoir : le Connecteur local, ou l’extension de navigateur avec son programme d’accompagnement, lit les champs nécessaires à l’initiative de l’utilisateur. Ni l’un ni l’autre n’envoie ces champs à un service distinct de l’application.

Le logiciel ne lit ni ne conserve le numéro de Registre national, la photo, les empreintes ou une copie de carte d’identité. La photo éventuelle est comparée sur la carte physique par l’auto-école.

Certains prestataires peuvent avoir leurs propres lieux de traitement ou mécanismes de transfert. Le registre des sous-traitants et l’accord de sous-traitance seront finalisés avec les données contractuelles et les garanties applicables avant toute ouverture commerciale. Nous ne vendons pas vos données et ne les utilisons pas pour de la publicité ciblée.

Cookies et sécurité

Les cookies nécessaires permettent la connexion, la sécurité et les préférences. Vercel mesure sans cookie l’audience des pages publiques et la vitesse du site public comme de l’application. Les paramètres d’adresse sont supprimés, et les identifiants d’URL ne partent pas avec la mesure de vitesse. La mesure produit PostHog est facultative et nécessite un choix préalable, modifiable à tout moment. Consultez la politique cookies pour le détail.

Durée et vos droits

Les données d’un espace sont conservées pendant sa durée d’activité, puis selon les durées définies par l’auto-école et les obligations légales applicables. Les données de facturation sont conservées selon les obligations comptables. Le journal des actions sensibles (factures, paiements, dossiers, équipe, réglages, exports et actions de la plateforme) est conservé sept ans et n’est pas effacé automatiquement. Les durées exactes par catégorie seront fixées dans le registre de traitement et l’accord de sous-traitance avant l’ouverture commerciale. Vous pouvez exporter vos données depuis l’application.

Vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation, la portabilité ou vous opposer à certains traitements en nous écrivant. Pour les dossiers d’une auto-école, adressez d’abord la demande à cette auto-école ; Octomind l’assistera lorsque c’est nécessaire. Vous pouvez aussi introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données belge.